Jenis-Jenis Surat beserta Ciri-Ciri, Fungsi & Penjelasan (Lengkap)

Jenis-jenis surat memang sangat beragam, sesuai dengan kebutuhan manusia dalam kehidupan sosial maupun berniaga. Jenis-jenis surat bisa dilihat berdasarkan tujuan dan formatnya, misalnya saja surat resmi atau surat pribadi.

Jenis-Jenis Surat beserta Ciri-Ciri, Fungsi & Penjelasan (Lengkap)

Sebelum lanjut ke jenis-jenis surat, alangkah baiknya sobat mengetahui apa itu surat, apa fungsi surat, dan apa saja komponen dalam berkomunikasi dengan surat. Cermati uraian singkat berikut !

Pengertian surat

Surat adalah sebuah sarana komunikasi berupa sehelai kertas yang berisi informasi dalam bentuk tulisan yang ditujukan oleh suatu pihak kepada pihak lain. Dengan begitu fungsi surat adalah untuk menyampaikan maksud berupa pesan tertentu kepada pengirim yang dituju.

Fungsi surat

Sebagai salah satu media dalam berkomunikasi, surat juga memiliki fungsi diantaranya yaitu :

• Wakil pribadi, kelompok, atau suatu organisasi untuk berhadapan dengan pribadi kelompok, atau organisasi lain.
• Dasar atau pedoman untuk bekerja, misalnya surat keputusan dan surat tugas.
• Bukti tertulis yang otentik hitam di atas putih yang memiliki kekuatan hukum atau yuridis, misalnya surat jual beli surat wakaf, atau pembagian warisan.
• Alat pengingat atau arsip jika sewaktu-waktu diperlukan.
• Dokumen historis yang memiliki nilai kesejarahan, misalnya untukmenelusuri peristiwa penting masa lalu.

Komponen dalam berkomunikasi dengan surat

Dalam berkomunikasi dengan surat, paling tidak ada empat hal yang terlibat di dalamnya yaitu :

• Pengirim surat, yaitu orang atau lembaga yang menyampaikan pesan melalui surat. 
• Penerima surat, yaitu orang atau pihak yang menjadi sasaran untuk dikirimi surat. 
• Pesan, yaitu isi dari surat baik berupa informasi ataupun perasaan pengirimnya. 
• Saluran, yaitu surat itu sendiri yang memuat pesan informasi yang diformulasikan denga bahasa tulis dan disajikan dalam format surat yang sesuai dengan keperluan atau perihalnya.

Untuk lebih jauh dalam mengetahui bagian-bagian surat, sobat bisa baca di : Bagian-Bagian Surat Beserta Penjelasan & Contohnya (Lengkap)

Jenis-Jenis Surat

Pada umumnya surat terbagi menjadi lima kelompok, yaitu surat pribadi, surat resmi, surat dinas, surat niaga, dan surat lamaran kerja.

1. Surat Pribadi

Sesuai namanya, surat pribadi adalah jenis surat untuk kepentingan pribadi atau individu tertentu. Bisa berupa interaksi maupun korespondensi antar teman ataupun keluarga.

Ciri-ciri surat pribadi :

• Tidak menggunakan kop surat atau kepala surat 
• Tidak menggunakan nomor surat
• Salam pembuka dan salam penutup bervariasi
• Biasanya menggunakan bahasa yang bebas dan cenderung tidak resmi
• Format surat bebas, tidak terikat dengan aturan tertentu. 

2. Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang digunakan oleh perseorangan, instansi, atau organisasi untuk kepentingan yang bersifat resmi. Hal-hal resmi mencakup pemberitahuan, undangan, edaran, dan lainnya yang bersifat formal.

Ciri-ciri surat resmi :

• Menggunakan kop surat atau kepala surat
• Memiliki nomor surat, lampiran, dan perihal
• Salam pembuka dan salam penutup yang digunakan bersifat umum
• Bahasa yang digunakan adalah bahasa resmi dan baku
• Biasanya menyertakan stempel dari lembaga, instansi, atau organisasi resmi
• Format surat baku, terikat oleh aturan.

Surat resmi pun terbagi menjadi beberapa jenis surat berdasarkan kepentingan ataupun perihalnya. Yaitu sebagai berikut :

a. Surat Permohonan

Surat permohonan adalah surat resmi yang digunakan suatu pihak untuk meminta permohonan kepada pihak lainnya. Pihak yang berkaitan bisa antar perseorangan ke perseorangan, perseorangan ke instansi atau lembaga, dan lembaga kepada lembaga.

b. Surat Keputusan

Surat keputusan adalah surat resmi yang berisikan keputusan dari pihak atasan yang berkaitan dengan hal yang ingin diberitahukan atau diinformasikan. Pada umumnya, surat keputusan berkaitan dengan struktur dari sebuah instansi atau lembaga.

c. Surat Kuasa

Surat kuasa adalah surat resmi yang digunakan untuk pemberian kuasa atau wewenang dari satu pihak ke pihak lainnya. Surat kuasa dibuat karena pihak pemberi kuasa sedang berhalangan, sehingga diwakilkan oleh pihak lain yang ditunjuk untuk diberi kuasa.

Untuk lebih lengkapnya, sobat bisa cek artikel mengenai surat kuasa di : Surat Kuasa - Pengertian, Manfaat, Jenis, Cara Membuat, Dan Contoh

d. Surat Perintah

Surat perintah adalah jenis surat resmi yang isinya berupa perintah atau tugas dari atasan kepada pihak terkait. Pada umumnya, jenis surat perintah ditemukan pada lembaga, instansi, atau perusahaan tertentu.

e. Surat Pengantar

Surat pengantar adalah surat resmi yang digunakan sebagai pengantar untuk tujuan dan maksud lain. Surat pengantar umumnya dijadikan sebagai prasyarat dalam mengurus dokumen atau berkas tertentu.

f. Surat Edaran

Surat edaran adalah surat resmi yang di dalamnya berisi pemberitahuan mengenai hal atau kegiatan tertentu pada kalangan yang dituju. Sehingga bisa dikatakan bahwa surat edaran berfungsi untuk memberi informasi, namun surat ini dikeluarkan secara formal oleh lembaga atau instansi resmi.

g. Surat Undangan

Surat undangan adalah surat resmi yang di dalamnya berisikan panggilan atau undangan orang maupun pihak tertentu untuk menghadiri sebuah acara atau kegiatan. Jenis surat undangan ini pun menggunakan bahasa yang formal juga.

3. Surat Niaga

Surat niaga adalah salah satu jenis surat yang digunakan oleh lembaga atau badan usaha untuk menyelenggarakan kegiatan perniagaan, seperti jasa atau industri. Jenis surat ini sangat penting karena fungsinya untuk membangun koneksi atau hubungan dan jaringan bisnis dengan pihak luar.

Surat niaga biasanya terdiri dari surat jual-beli, perdagangan, dan kwitansi. Pada umumnya juga, jenis surat niaga ini terbagi menjadi surat niaga internal dan surat niaga eksternal, tergantung dari pihak yang berkepentingan dan terlibat pada isi surat tersebut.

Surat niaga juga terbagi menjadi beberapa jenis surat niaga yang digunakan pada kepentingan dan perihal tertentu. Yaitu sebagai berikut :

a. Surat Perkenalan

Surat perkenalan ialah surat niaga yang
digunakan untuk memperkenalkan usahanya kepada pihak lain. Jenis surat perkenalan ini dibuat oleh perusahaan untuk memperkenalkan produknya, baik berupa barang atau jasa. Di dalamnya juga berisikan harga, fitur, keunggulan, promo, dan lainnya.

b. Surat Penawaran

Surat penawaran adalah jenis surat niaga yang di dalamnya berisikan penawaran suatu produk, baik berupa barang ataupun jasa. Surat penawaran memiliki tujuan yang jelas yaitu agar konsumen membeli produk yang ditawarkan.

c. Surat Permintaan Penawaran

Surat permintaan penawaran adalah salah satu jenis surat niaga yang dibuat oleh calon pembeli kepada perusahaan dengan maksud agar perusahaan menawarkan produk yang akan dijual. Pembeli kemudian akan meminta brosur, katalog, dan promo dari perusahaan yang menawarkan produknya.

d. Surat pesanan

Surat pesanan adalah surat niaga yang dibuat oleh calon pembeli dengan tujuan memesan produk atau layanan tertentu kepada perusahaan penyedia. Singkatnya, surat pesanan ini digunakan konsumen yang ingin membeli barang atau jasa melalui surat pesanan ini.

e. Surat Konfirmasi Pesanan

Surat konfirmasi pesanan adalah surat niaga yang dibuat oleh penjual sebagai balasan dari surat pesanan. Dalam surat konfirmasi pesanan, penjual memastikan jumlah barang yang dibeli disertai dengan harga, detail pengiriman, cara pembayaran, dan hal lainnya.

f. Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang

Surat pemberitahuan pengiriman barang adalah jenis dari surat niaga yang dibuat oleh penjual dengan tujuan untuk memberitahukan pengiriman barang kepada pembeli. Surat ini dibuat penjual setelah sepakat dalam melakukan transaksi tertentu.

g. Surat Penolakan Pesanan

Surat penolakan pesanan ialah surat niaga yang dibuat oleh penjual dengan maksud untuk menolak permintaan pesanan pembeli mengenai produk atau jasa tertentu. Penolakan ini bisa terjadi karena beberapa alasan, misalnya stok barang habis atau harga terlalu rendah dari pembeli.

h. Surat Penagihan

Surat penagihan yaitu salah satu jenis  surat niaga yang dibuat  saat terjadi transaksi dengan cara pembayaran hutang. Surat penagihan dibuat oleh penjual kepada pembeli saat waktu pembayaran hutang.

i. Surat Pengiriman Pembayaran

Surat pengiriman pembayaran adalah surat niaga yang dibuat oleh pembeli setelah menerima barang yang dipesan dari penjual. Dalam surat pengiriman pembayaran ini berisi harga, cara pembayaran, dan bukti pembayaran yang disepakati sebelumnya.

j. Surat Penangguhan Pembayaran

Surat penangguhan pembayaran adalah salah satu jenis surat niaga yang dibuat oleh pembeli atas surat tagihan yang dikirim oleh penjual. Surat ini dibuat oleh pembeli di saat pembeli tersebut belum bisa melakukan pembayaran karena suatu alasan tertentu.

k. Surat Jawaban Penangguhan Pembayaran

Surat jawaban penangguhan pembayaran adalah jenis surat yang dibuat oleh penjual sebagai balasan atau jawaban dari surah penangguhan pembayaran yang dibuat oleh pembeli. Dalam surat ini berisi penolakan atau persyaratan pembayaran produk yang baru.

l. Surat Pengaduan

Surat pengaduan atau surat komplain merupakan surat niaga yang dibuat oleh pembeli saat terjadi kesalahan atau cacat pada produk yang diterima. Pembeli merasa tidak puas dengan produk yang dikirim tidak sesuai dengan pesanan awal.

m. Surat Jawaban Pengaduan

Surat jawaban pengaduan yaitu surat niaga yang dibuat oleh penjual sebagai jawaban dari surat pengaduan yang dibuat oleh pembeli. Surat ini di dalamnya berisi permintaan maaf dari penjual, memberi penjelasan, dan mengatasi masalah dengan mengganti produk yang baru atau produk yang tidak cacat.

4. Surat Dinas

Surat dinas merupakan surat yang digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti tugas kantor ataupun instansi dinas. Surat dinas memiliki fungsi yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi di suatu instansi atau lembaga tertentu.

Fungsi surat dinas :

• Surat dinas sebagai dokumen bukti tertulis
• Surat dinas sebagai alat pengingat atau arsip
• Surat dinas sebagai bukti sejarah atas perkembangan dari instansi atau lembaga
• Surat dinas sebagai pedoman kerja dalam bentuk surat instruksi dan duet keputusan.

Ciri-ciri surat dinas :

• Menggunakan kop surat atau kepala surat dari lembaga atau instansi terkait. 
• Menggunakan nomor surat, perihal, dan lampiran
• Salam pembuka dan penutup bersifat baku
• Bahasa yang digunakan bersifat baku dan resmi
• Biasanya disertai dengan stempel instansi
• Menggunakan format surat tertentu.

Surat dinas juga terdapat beberapa jenis sesuai dengan kepentingan dan perihalnya. Yaitu sebagai berikut :

a. Surat Pemberitahuan Dinas

Surat pemberitahuan dinas adalah salah satu jenis surat dinas yang bertujuan untuk memberikan informasi tertentu kepada semua anggota instansi atau lembaga.

b. Surat Undangan Dinas

Surat undangan dinas yaitu surat dinas yang tujuannya untuk mengundang dan mengharapkan kehadiran pihak tertentu untuk ikut berpartisipasi di suatu acara atau kegiatan.

c. Surat Kuasa Dinas

Surat kuasa dinas adalah surat dinas yang tujuannya untuk pelimpahan kuasa atau wewenang dari satu pihak kepada pihak lain yang dipercaya untuk mewakilinya. Alasan diberikannya surat kuasa dinas tidak lain ialah adanya halangan atau tidak bisa melaksanakannya sendir pihak pemberi kuasa.

d. Surat Keterangan Dinas

Surat keterangan dinas merupakan salah satu jenis surat dinas yang bertujuan untuk menerangkan tentang aktivitas seseorang atau sesuatu hal tertentu pada pihak terkait yang berkepntingan.

e. Surat Memo

Surat memo ialah jenis surat yang dipergunakan secara internal dalam suatu organisasi atau lembaga yang dilaksanakan oleh pejabat kantor dengan isi yang cenderung singkat. Surat memo juga disebut sebagai surat dinas.

f. Surat Edaran Dinas

Surat edaran dinas adalah surat dinas yang fungsinya untuk memberitahukan mengenai sesuatu informasi yang ditujukan kepada orang atau pihak tertentu.

g. Surat Pengantar Dinas

Surat pengantar dinas ialah surat dinas yang digunakan sebagai pengantar sesuatu dengan maksud pihak yang menerimanya mengetahui sesuatu yang diterimanya.

h. Surat Perintah Dinas

Surat perintah dinas merupakan surat dinas yang dikeluarkan oleh atasan terhadap bawahannya. Tujuannya agar bawahan tersebut dapat menyelesaikan atau berbuat sesuatu sesuai yang dijelaskan dalam surat perintah tersebut.

i. Surat Perjalanan Dinas

Surat perjalanan dinas adalah surat dinas yang dikeluarkan sebuah lembaga atau instansi yang ditujukan kepada pejabat tertentu untuk melakukan perjalanan dinas. Di dalamnya disertai dengan biaya perjalanan dan fasilitas lain.

j. Surat Rekomendasi

Surat rekomendasi adalah surat dinas guna menerangkan pihak tertentu dan surat ini dibuat oleh pimpinan dengan maksud agar pihak yang direkomendasikan bisa memperoleh penilaian positif dari pihak tertentu.

h. Surat Laporan

Surat laporan adalah surat dinas sebagai bentuk pertanggungjawaban atau laporan hasil pihak mengenai tugas atau pekerjaan tertentu untuk diberikan kepada atasannya.

i. Surat Berita Acara

Surat berita acara ialah surat dinas berupa catatan resmi runtutan kegiatan atau hal-hal mengenai kegiatan tersebut secara rinci.

5. Surat Lamaran Kerja

Surat lamaran pekerjaan ialah surat yang berisi permohonan untuk bekerja di suatu tempat perusahaan, kantor, maupun instansi tertentu.

Surat lamaran pekerjaan berisi permohonan yang berupa paragraf dengan didukung argumen atau informasi yang kuat agar perusahaan atau instansi yang menerima pelamar akan merasa yakin dengan keseriusannya dalam melamar pekerjaan.

Pada umumnya surat lamaran pekerjaan berisi sebuah kualifikasi pelamar, yang meliputi identitas, jasa yang dapat diberikan, pendidikan, kecakapan atau keahlian, serta pengalaman kerja.

Surat berdasarkan sifatnya

Menurut sifatnya, surat dapat diklasifikasikan sebagai berikut,

a. Surat biasa, artinya isi surat dapat diketahui oleh orang lain selain yang dituju.

b. Surat konfidensial (terbatas) yaitu jenis surat yang isi surat hanya boleh diketahui oleh pihak atau kalangan tertentu yang terkait saja.

c. Surat rahasia, yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang yang dituju.

Itulah jenis-jenis surat beserta penjelasannya lengkap

Ada banyak jenis surat, namun pada umumnya fungsi surat sama yaitu untuk memberitahukan sebuah informasi.Semoga ulasan di atas dapat bermanfaat sebagai referensi bagi sobat dalam memahami jenis-jenis surat. Sekian dan terima kasih.

Bagikan Artikel ini